Systeminställningar för statusar (avtal)

Ny status: Skapar en ny status. Ange namnet under Titel och välj om Typ ska vara Aktiv eller Inaktiv.

Redigera: Tillåter att ändra namn eller typ.

Ta bort: Markera kryssrutan bredvid en status som du vill ta bort och klicka på Ta bort. Du kan bara ta bort statusar utan länkade poster i Complete Control.

Denna tilläggsfunktion är endast tillgänglig för systemadministratörer. Kontakta din ordinarie kontaktperson på House of Control om denna anpassning.

Inaktiva personer, tillgångar eller avtal kan raderas automatiskt från Complete Control baserat på deras status. Använd detta t.ex. för GDPR-ändamål eller för att radera föråldrade poster.

Observera!
Posterna kommer att tas bort helt och hållet. Det finns inget sätt att återskapa dem.
All relaterad information kommer att raderas. Om du t.ex. raderar en person kommer personens namn också att tas bort från alla ändringsloggar.
Vi rekommenderar att du använder den här funktionen med försiktighet.

Automatisk borttagning: Markera Aktivera om du vill att alla poster med denna status ska raderas automatiskt från Complete Control.

Utlöses av: Här har du två möjligheter:

• Datum ändras till denna status: Välj om det datum då denna status angavs för en post ska initiera processen för automatisk borttagning.

• Från fält: Välj om ett visst fält ska leda till automatisk borttagning. Välj sedan den relaterade fältformen Välj fält (t.ex. kan det vara Pensionsdatum för personer).

Skjut upp: Här anger du när exakt en post ska raderas.

Exempel!
Om du kombinerar 1 månad med Datum ändras till denna status kommer posterna att raderas en månad efter att statusen ställdes in.
Om du kombinerar 1 år med Från fält och Pensionsdatum kommer personerna att raderas 1 år efter pensionsdatumet.

Mottagare: Complete Control skickar ut ett meddelande tre veckor innan en post raderas. I det här fältet anger du vem som ska meddelas (klocka eller e-post om det är inställt). Detta kan vara en specifik användare eller t.ex. ansvarig anställd. Klicka på Lägg till för att definiera flera mottagare. Du kan till exempel lägga till både ansvarig anställd(Från fält) och systemadministratören för Complete Control (Särskild person).

Observera!
Det kan hända att användarna anger en status efter den tre veckor långa tidsperioden. Detta kan hända om det är ett specifikt fält som utlöser meddelandet, inte det datum då statusen ställdes in. Om så är fallet, kommer mottagarna att informeras omedelbart.
Här är ett exempel: Låt oss säga att du har statusen "Pensionsrensning" och att du vill radera alla anställda sex månader efter att de har gått i pension. Det är alltså pensionsdatumet som utlöser den automatiska raderingen, och förskjutningen är sex månader. Om en användare nu anger statusen "Pensionsrensning" fem månader och tre veckor efter pensioneringsdatumet är det bara en vecka kvar tills användaren raderas.
I så fall skickas meddelandet omedelbart.

I det här exemplet ska du skapa en ny status som är "Ta bort automatiskt". När personer ges denna status ska de automatiskt raderas sex månader senare. Den ansvariga anställde och systemadministratören ska informeras tre veckor innan en post raderas.

Processen är densamma för tillgångar och avtal. Den enda skillnaden är att du ställer in statusen under Systeminställningar - Avtal eller Systeminställningar - Tillgångar.

1. Öppna Systeminställningar - Personerr - Statusar.
   

2. Under Inaktiv skapar du en ny status som heter "Ta bort automatiskt" och sparar den.

3. Öppna statusen igen. Under Automatisk borttagning väljer du Aktivera.

4. Markera Datum ändras till denna status.

5. Under Skjut upp anger du sex månader.

6. Under Mottagare väljer du Från fält. Och under Från fält väljer du Ansvarig anställd.

7. Klicka på Lägg till för att lägga till en ny mottagare: Välj nu Särskild person i listan Mottagareoch välj dig själv eller en annan ansvarig systemadministratör.

8. Spara inställningarna.

Inställningarna gäller omedelbart och kan användas av alla anställda som har rätt att ändra statusar. Tre veckor före raderingen meddelas mottagarna och posten visas i händelselistan under klockan i toppmenyn.

Mottagarna får en avisering tre veckor innan radering. Kortare tider är möjliga om användaren har angett statusen för sent (t.ex. tre veckor efter pensionering för en person som ska raderas fyra veckor efter pensionsdatum).

Klocka

Under klockikonen hittar du information om både planerade och utförda raderingar.

E-post

Om en mottagare inte kontrollerar klockan, skickar Complete Control ett e-postmeddelande.